أخيرًا أصبح التأجير والشيكات والحسابات تتحدث لغة واحدة. إقفالنا الشهري أسرع، وأرقامنا أدق، وعندما يطرح مجلس الإدارة سؤالًا، تكون الإجابة على الشاشة بالفعل.
السيد أنورالرئيس التنفيذي للشؤون المالية، Beljafla Real Estate01العميل
تدير Beljafla Real Estate محفظة من العقارات السكنية والتجارية في الإمارات. وكحال كثير من شركات العقارات العريقة، نمت عملياتها أسرع من أنظمتها: فالتأجير والتحصيل والمحاسبة كانت تعمل جيدًا كلٌّ على حدة، لكن ليس معًا.
02التحدي
كان فريق التأجير يسجّل شروط العقود، ثم يُعاد إدخالها للفوترة، ثم تُسجَّل مرة أخرى في الحسابات. وكانت الشيكات المؤجلة تُتابَع في سجلات خارج دفتر الأستاذ. وكل عملية تسليم كانت تضيف تأخيرًا وفرصة للخطأ، فيقضي الفريق المالي نهاية كل شهر في التسويات بدلًا من التحليل.
- بيانات عقود الإيجار والوحدات والمستأجرين موزّعة على ملفات وأدوات منفصلة.
- متابعة يدوية لإيداع الشيكات وارتجاعها واستبدالها.
- تسويات نهاية الشهر تعتمد على عدد قليل من الموظفين ذوي الخبرة.
- أسئلة الإدارة عن المحفظة تستغرق أيامًا من العمل على جداول البيانات للإجابة عنها.
03الحل
نفّذت ميثاق للتقنيات Mithaq ERP حول عملية Beljafla من العقد إلى التحصيل. فأُعدّ الهيكل العقاري والوحدات والعقود السارية في بنية واحدة، وأصبح كل عقد يقود جدول فوترته ومقبوضاته وقيوده المرحّلة إلى دفتر الأستاذ.
- التأجير وعمليات العقارات: العقود والتجديدات والهيكل العقاري الكامل في مكان واحد.
- المحاسبة والإدارة المالية: الفواتير والمقبوضات والشيكات المؤجلة تنتقل مباشرة إلى الدفاتر.
- سير العمل والموافقات: الخصومات وإنهاء العقود والمبالغ المستردة تتبع مسارات موافقة متفق عليها.
- التذكيرات والإشعارات: التنبيه إلى الشيكات القادمة والعقود قريبة الانتهاء والتجديدات قبل أن تتحول إلى مشكلات.
- التقارير ولوحات المعلومات والتنبؤ: نسب الإشغال والتحصيل والمتأخرات ظاهرة على الشاشة للإدارة.
04النتائج
مع سجل واحد يقود الرحلة كاملة من توقيع عقد الإيجار حتى تحصيل النقد، أصبح فريقا التأجير والمالية في Beljafla يعملان على الأرقام نفسها. وصار الإقفال الشهري أسرع لأن القيود مرحّلة مسبقًا، ولسؤال "أين وصل هذا الشيك أو هذه الدفعة؟" إجابة واحدة وفورية.
أما بالنسبة للإدارة، فالتغيير الأكبر هو وضوح الرؤية. فنسب الإشغال والتحصيل والمتأخرات متاحة عند الطلب، فتُتخذ القرارات بناءً على أرقام اليوم لا أرقام الشهر الماضي.
05الخطوة التالية
تواصل Beljafla البناء على المنصة بتقارير مدعومة بالذكاء الاصطناعي وبالجاهزية للفوترة الإلكترونية في الإمارات، لتنتقل الفواتير المنظّمة من دفتر الأستاذ إلى مزوّد الخدمة الذي تختاره دون خطوات يدوية.
